[Tải Checklist PDF] Hướng dẫn chi tiết cách tổ chức Giáng sinh công ty

Tổ chức tiệc Giáng sinh ngay tại văn phòng là một dịp tốt để cả công ty được chung vui. Nhưng khi công ty quyết định “năm nay sẽ tổ chức Giáng Sinh tại văn phòng”, bạn có thể sẽ cảm thấy áp lực hơn là hân hoan, vì không biết bắt đầu từ đâu.

Bạn đừng lo, tiệc là phải vui, ngay cả khi bạn là người phụ trách tổ chức. Hãy theo các bước sau, PITO sẽ giúp bạn tổ chức một bữa tiệc Noel như một "Event Planner" thứ thiệt.

45 đến 20 ngày trước tiệc Giáng Sinh

• Chọn ngày tổ chức: ở phương tây, ngày ăn mừng Noel là vào ngày 25/12, tuy nhiên, với những gia đình Công Giáo thì ngày này thường dành cho gia đình hoặc đi lễ. Vì vậy, khi tổ chức tiệc Giáng sinh trong công ty, bạn nên chọn một trong 7 ngày trước đó và nếu có thể thì vào ngày thứ 5 hay thứ 6, sau giờ làm việc.
• Lên ngân sách: với những ngày lễ, bữa tiệc lớn và quan trọng, bạn cần có ngân sách cụ thể dành cho bữa tiệc, để có thể phân bổ và lên kế hoạch cho những hoạt động hoạt náo, thức ăn, trang trí… cho tiệc. Tiệc Giáng sinh tại văn phòng ngày nay không còn chỉ gói gọn trong việc quây quần ăn uống, mà còn có ngày càng nhiều những hoạt động thú vị khác nhau như “Secret Santa” - tặng nhau những phần quà bí ẩn; cùng nhau làm workshop trang trí cây tùng, làm bánh cookies… Việc phân bổ ngân sách chi tiết cho từng hạng mục này sẽ giúp bạn kiểm soát được nguồn tài chính, dễ dàng ứng biến khi có phát sinh.
• Chọn chủ đề: với chủ đề là Giáng sinh, để thêm phần hấp dẫn cho bữa tiệc, bạn có thể lựa chọn trang trí văn phòng theo theme màu sắc như Cung điện tuyết trắng (White Palace), Ngôi sao lấp lánh (Twinkle Star) với sắc đỏ, xanh đặc trưng,  Giáng sinh xanh (Blue Christmas)... Hay theo phong cách như là Giáng sinh cổ điển (Classic Christmas), Giáng sinh hiện đại (Modern Christmas). Hoặc thậm chí có thể phối với một không gian, bối cảnh câu chuyện như là Tàu tốc hành Bắc Cực (Polar Express) - hành trình đưa thư của Santa Claus, Giáng sinh miền tây hoang dã (Wild West Christmas), Rustic Christmas trầm ấm, mộc mạc.

• Chọn nơi tổ chức trong văn phòng: bạn có  thể chọn nhiều nơi trong văn phòng như khu vực pantry, sân thượng,.. Chỉ cần lưu ý nơi đó có không gian rộng rãi, lối vào dễ dàng, có máy lạnh và đủ ánh sáng
• Khảo sát địa điểm: việc khảo sát này giúp bạn xem xét được về không gian cho khách, nơi phục vụ đồ ăn, vị trí để trang trí, lối thoát hiểm, số lượng nhà vệ sinh, nơi để xe… đảm bảo mọi thứ không chỉ đủ chỗ mà còn an toàn, thuận tiện nếu bạn mời thêm đối tác, người thân của nhân sự cùng tham dự buổi tiệc.
• Vẽ sơ đồ bố trí: Một sơ đồ bố trí tốt giúp bạn có đủ không gian để chơi, ăn uống, trò chuyện, biểu diễn… và có một bữa tiệc trọn vẹn. Khi lên sơ đồ bố trí, nó sẽ giúp bạn có thêm ý tưởng về những hoạt động cho bữa tiệc.
• Lên danh sách khách mời: toàn thể nhân viên hay chỉ có nhân viên khối văn phòng, có mời thêm đối tác hay khách hàng không? Người thân có được đi cùng hay không? Nếu buổi tiệc có thức uống có cồn, cân nhắc có cho trẻ em tham dự hay không? List ra danh sách khách mời cũng giúp bạn nắm rõ để gửi đủ và đúng số lượng thiệp mời.
• Thiết kế thiệp mời: bạn đã có chủ đề, thiệp mời chính là ấn tượng đầu tiên của người tham dự, hãy thể hiện rõ ý tưởng chủ đề của bạn trong thiệp mời. Bạn cũng có thể sử dụng công cụ tạo thiệp mời miễn phí để gửi thiệp mời đến nhiều người cùng một lúc.
• Lên thực đơn: Đây là một phần quan trọng không thể thiếu của bữa tiệc. Dựa trên số khách mời và ngân sách bạn đã có, bạn xem xét thực đơn ăn no hay ăn nhẹ? Các loại thức uống có cồn hay không? Phục vụ theo kiểu nào, tiệc Buffet tự chọn, Live station sống động hay phục vụ thức ăn vòng quanh (pass around)? Trong nhiều trường hợp, công ty thường thuê các đơn vị phục vụ catering bên ngoài để lo phần ăn uống và phục vụ, giảm thiểu thời gian chuẩn bị của nhân sự. Bạn có thể tham khảo menu tiệc Giáng Sinh từ 450+ Nhà hàng, Đối tác của PITO để chọn cho bữa tiệc của mình.

• Chuẩn bị hạng mục trang trí: dựa trên chủ đề đã có, bạn xem xét thêm không gian và những vị trí có thể trang trí. Từ đó tính toán những hạng mục trang trí. PITO gợi ý bạn 15 cách trang trí Giáng sinh đẹp - độc - lạ và tiết kiệm, giúp không gian làm việc trở nên sinh động, đầy sức sống
• Lên ý tưởng trò chơi gắn kết tinh thần đồng đội: Một bữa tiệc Giáng Sinh trọn vẹn và đầy ý nghĩa không thể nào thiếu đi các trò chơi giải trí khuấy động không khí và gắn kết mọi người lại với nhau. Những trò chơi quen thuộc như đố vui, truy tìm đồ vật, tam sao thất bản… sẽ trở nên vui hơn bao giờ hết khi được trải nghiệm cùng đồng nghiệp.

• Đặt ban nhạc/chuẩn bị tiết mục văn nghệ: bạn cần phải đặt ban nhạc hay các tiết mục biểu diễn chuyên nghiệp sớm, vì mùa lễ hội là thời điểm bận rộn của họ, và giá cũng có thể sẽ cao nếu như đặt cần ngày. Nếu trong công ty có sẵn những ca sĩ “cây nhà lá vườn”, việc chuẩn bị tiết mục từ 1 tháng trước Giáng sinh cũng giúp buổi biểu diễn được chỉn chu nhất.

20 đến 6 ngày trước tiệc Giáng Sinh

• Gửi thiệp mời: thời điểm gửi thiệp mời thích hợp cho tiệc nội bộ là từ 7 đến 14 ngày trước bữa tiệc. Để tiết kiệm thời gian, thiệp điện tử e-card là một chọn lựa phù hợp cho tiệc Giáng Sinh. Việc gửi thiệp mời sớm cũng giúp khách mời, nhân viên nắm được kế hoạch, tránh bị trùng lịch.
• Chọn quà tặng: theo văn hoá phương Tây thì ngày giáng Sinh cũng là ngày những người thân tặng quà cho nhau. Và nó thật sự là một điều ý nghĩa để làm trong buổi tiệc Giáng Sinh trong công ty. Công ty có thể chuẩn bị quà để tặng cho tất cả khách tham dự, hoặc người tham dự mỗi người đem một món quà đến. Hoạt động “Secret Santa” được nhiều công ty lựa chọn vì người tặng sẽ bốc ngẫu nhiên người được nhận quà, họ phải tìm hiểu và lên kế hoạch chuẩn bị quà bí mật tới những đồng nghiệp có thể chưa từng có cơ hội làm việc chung nhiều, giúp gắn kết tinh thần trong nội bộ.

• Chương trình chi tiết: một bữa tiệc có nhiều khách tham dự nên có một chương trình, kịch bản chỉn chu để đảm bảo mọi hoạt động được diễn ra suôn sẻ theo dòng thời gian nhất định. Hãy nhớ khái niệm “một bữa tiệc là một bộ phim” khi làm chương trình, như vậy sẽ giúp bạn sắp xếp các thứ tự chương trình theo thứ tự hấp dẫn, làm sao để bắt đầu thú vị và kết thúc ở cao trào.

5 ngày trước tiệc Giáng Sinh

• Quà tặng và thiệp Giáng Sinh: Bạn đã chọn được quà và đã đặt trước, lúc này là lúc tổng hợp và gói quà. Một món quà sẽ thiếu đi ý nghĩa thật sự của nó nếu thiếu những lời chúc. Đây là lúc để gửi gắm những lời cảm ơn, tri ân tới những người cộng sự đã đồng hành cùng nhau suốt một năm vừa qua. Nếu có thể viết tay thì lời chúc càng thêm giá trị.

• Dựng khu vực chụp hình: đây là nơi sẽ lưu lại kỷ niệm của bữa tiệc, và vì vậy bạn cần làm trước ngày tiệc vài ngày, để đảm bảo bạn có được góc chụp hình ưng ý nhất. Góc này có thể đặt cây thông, hộp quà mà các cộng sự dành tặng cho nhau, vừa ý nghĩa vừa tiết kiệm không gian cho các hoạt động khác ngày Giáng sinh.

• Trang trí cho tiệc: nếu bạn không thuê đơn vị trang trí chuyên nghiệp, thì việc trang trí nên được làm trước tiệc vài hôm, để đảm bảo bạn có đủ thời gian. Các đồng nghiệp có thể cùng nhau dành ra ít thời gian cuối ngày để trang trí, tạo không khí hứng khởi cho sự kiện sắp diễn ra. Từng góc làm việc của nhân sự cũng có thể được điểm xuyến bởi những vật trang trí nhỏ xinh, làm bừng sáng văn phòng.

• Sắp xếp quà: Quà tặng được sắp xếp ở dưới cây thông (nếu có), trên sân khấu, hay cửa ra vào? Hãy sắp xếp chúng như một phần trang trí đẹp trong bữa tiệc, ai cũng thấy. Những món quà sẽ giúp kích thích niềm vui và sự hân hoan của ngày Noel của người tham dự. Ai mà không thích quà phải không?
• Kiểm tra lần cuối các hạng mục: Trước khi tiệc diễn ra 5 – 7 giờ, bạn kiểm tra lại mọi thứ, nhất những hạng mục lớn đã sẵn sàng hay chưa, phần nào thiếu, bạn vẫn còn thời gian để bổ sung.

Trên đây là những hướng dẫn cho bạn trong việc tổ chức tiệc giáng sinh tại văn phòng công ty. Chúng tôi đã tổng hợp những mục này thành một checklist, bạn có thể tải miễn phí tại đây.

Chúc bạn tổ chức một bữa tiệc Giáng Sinh tại công ty thật là thành công và tràn ngập niềm vui nhé.