• Blog
  • /
  • Checklist
  • /
  • Hướng dẫn tổ chức tiệc Giáng Sinh tại văn phòng [+ Tải Checklist]

Tổ chức một bữa tiệc Giáng sinh ngay tại văn phòng công ty là một dịp tốt để cả công ty được chung vui mà không cần mất thời gian và công sức di chuyển xa xôi. Nhưng khi công ty quyết định “năm nay sẽ tổ chức Giáng sinh tại văn phòng”, bạn có thể sẽ cảm thấy áp lực hơn là hân hoan, vì không biết bắt đầu từ đâu.

Bạn đừng lo, tiệc là phải vui, ngay cả khi bạn là người phụ trách tổ chức. Hãy tham khảo các bước sau. PITO hi vọng sẽ giúp bạn tổ chức một bữa tiệc Noel như một “event planner” thứ thiệt.

cac-cong-ty-luon-mong-muon-to-chuc-mot-bua-tiec-giang-sinh-am-ap-va-vui-ve-cho-cong-su-cua-minh
Các công ty luôn mong muốn tổ chức một bữa tiệc Giáng sinh ấm áp và vui vẻ cho các cộng sự của mình – Ảnh: PITO.vn

45 đến 20 ngày trước tiệc Giáng Sinh

  • Chọn ngày tổ chức: Ở phương Tây, ngày ăn mừng Noel là vào ngày 25/12. Tuy nhiên, với những gia đình Công giáo thì ngày này thường là ngày dành cho gia đình hoặc đi lễ. Vì vậy, khi bạn tổ chức tiệc Giáng sinh trong công ty, bạn nên chọn một trong 7 ngày trước đó. Và nếu có thể thì vào ngày thứ 5 hay thứ 6 (sau giờ làm việc).
  • Lên ngân sách: Bạn cần có được ngân sách dự kiến dành cho bữa tiệc này, để có thể phân bổ và lên kế hoạch cho những hoạt động, thức ăn, trang trí…
  • Chọn chủ đề: Rõ ràng chủ đề sẽ là Giáng sinh. Tuy nhiên để thêm phần hấp dẫn cho bữa tiệc, chủ đề của bạn có thể theo màu sắc như Giáng sinh trắng (White Christmas), Giáng sinh xanh (Blue Christmas), Giáng sinh hồng (Pink Christmas). Hay theo phong cách như Giáng sinh cổ điển (Classic Christmas), Giáng sinh hiện đại (Modern Christmas). Hay có thể phối với một không gian, bối cảnh khác như là Giáng sinh ở vũ trụ (Christmas in the universe), Giáng sinh miền tây hoang dã (Wild West Christmas), Giáng sinh nhiệt đới (Tropical Christmas). Chủ đề giúp chọn ý tưởng trang trí cụ thể, cũng như quy định trang phục với khách tham dự.
  • Chọn nơi tổ chức trong văn phòng: Bạn có thể chọn nhiều nơi trong văn phòng, chỉ cần lưu ý nơi đó có không gian rộng rãi, lối vào dễ dàng, có máy điều hòa và đủ ánh sáng
  • Lên danh sách khách mời: Toàn thể nhân viên hay chỉ có nhân viên khối văn phòng, có mời thêm đối tác hay khách hàng không? Người thân có được đi cùng hay không? Nếu buổi tiệc có thức uống có cồn, cân nhắc có cho trẻ em tham dự hay không?
  • Thiết kế thiệp mời: Thiệp mời là ấn tượng đầu tiên của người tham dự. Bạn đã có chủ đềbữa tiệc rồi phải không? Hãy thể hiện rõ ý tưởng chủ đề của bạn trong thiệp mời. Bạn cũng có thể sử dụng công cụ tạo thiệp mời miễn phí để gởi thiệp mời đến nhiều người cùng một lúc.
  • Khảo sát địa điểm: Việc khảo sát này giúp bạn xem xét được về không gian cho khách tham dự, nơi phục vụ đồ ăn, vị trí để trang trí, lối thoát hiểm, số lượng nhà vệ sinh, nơi để xe… đảm bảo mọi thứ không chỉ đủ chỗ mà còn an toàn, thuận tiện.
  • Vẽ sơ đồ bố trí: Một sơ đồ bố trí tốt giúp bạn có đủ không gian để chơi, ăn uống, trò chuyện, biểu diễn… giúp bữa tiệc thêm trọn vẹn. Khi lên sơ đồ bố trí, bạn sẽ có thêm ý tưởng về công cụ, dụng cụ, cũng như những hoạt động cho bữa tiệc.
  • Lên thực đơn: Đây là một phần quan trọng không thể thiếu của bữa tiệc. Dựa trên số khách mời và ngân sách bạn đã có, bạn có thể xem xét thực đơn ăn no hay ăn nhẹ? Các loại thức uống có cồn hay không? Phục vụ theo kiểu nào, tự chọn buffet, bàn cocktail hay phục vụ thức ăn vòng quanh (pass around)? Bạn có thể tham khảo menu tiệc Giáng Sinh của các nhà hàng để chọn cho bữa tiệc của mình.

thuc-don-buoi-tiec-can-phai-phu-hop-voi-yeu-cau-va-so-luong-khach-moi
Thực đơn buổi tiệc cần phải phù hợp với yêu cầu và số lượng khách mời – Ảnh: PITO.vn

Trong nhiều trường hợp, công ty thường thuê các đơn vị phục vụ catering bên ngoài để lo phần ăn uống và phục vụ, bạn cũng có thể tham khảo đặt tiệc giáng sinh từ hàng trăm nhà hàng qua PITO

  • Hạng mục trang trí: Dựa trên chủ đề đã có, bạn xem xét thêm không gian và những vị trí có thể trang trí. Từ đó, bạn có thể tính toán những hạng mục trang trí.
  • Trang trí văn phòng: Để tạo không khí nao nức chờ đến ngày diễn ra bữa tiệc và cũng là một phần nên có trong văn phòng vào mùa lễ hội, bạn hãy trang trí văn phòng của mình sao cho thật ấn tượng nhé. Dựa theo chủ đềmà bạn đã chọn, hãy áp dụng chủ đề đó vào phần trang trí.
  • Đặt ban nhạc: Nếu xác định có phục vụ âm nhạc trực tiếp trong bữa tiệc, bạn cần phải đặt ban nhạc hay các tiết mục biểu diễn chuyên nghiệp từ sớm, vì mùa lễ hội cuối năm là thời điểm bận rộn của họ và chi phí dịch vụ cũng có thể sẽ cao nếu như đặt cần gấp.

20 đến 6 ngày trước tiệc Giáng Sinh

  • Gửi thiệp mời: Thời điểm gởi thiệp mời thích hợp cho tiệc nội bộ là từ 7 đến 14 ngày trước bữa tiệc. Để tiết kiểm thời gian, bạn có thể gửi thiệp điện tử e-card cho tiệc Giáng Sinh.
  • Chọn quà tặng: Theo văn hoá phương Tây, ngày giáng Sinh cũng là ngày những người thân tặng quà cho nhau. Và nó thật sự là một điều ý nghĩa để làm trong buổi tiệc Giáng Sinh trong công ty. Công ty có thể chuẩn bị quà để tặng cho tất cả khách tham dự, hoặc người tham dự mỗi người đem một món quà đến.

qua-tang-dip-giang-sinh-cong-ty-co-the-lua-chon-tuy-theo-so-thich-hoac-chieu-theo-mong-muon-cua-moi-nhan-vienQuà tặng dịp Giáng sinh công ty có thể lựa chọn tùy theo sở thích hoặc chiếu theo mong muốn của mỗi nhân viên – Ảnh: PITO.vn

  • Chương trình chi tiết: một bữa tiệc có nhiều khách tham dự nên có một chương trình để đảm bảo mọi hoạt động được diễn ra suôn sẻ theo một dòng thời gian. Hãy nhớ khái niệm “một bữa tiệc là một bộ phim” khi làm chương trình, như vậy sẽ giúp bạn sắp xếp các thứ tự chương trình theo thứ tự hấp dẫn, làm sao để bắt đầu thú vị và kết thúc ở cao trào.

5 ngày trước tiệc Giáng Sinh

  • Quà tặng và thiệp Giáng Sinh: Bạn đã chọn được quà và đã đặt trước, lúc này là lúc tổng hợp và gói quà. Một món quà sẽ thiếu đi ý nghĩa thật sự của nó nếu thiếu những lời chúc. Bạn đừng quên đính kèm mỗi gói quà là một tấm thiệp. Nếu có thể viết tay thì lời chúc càng thêm giá trị.
  • Dựng khu vực chụp hình: đây là nơi sẽ lưu lại kỷ niệm của bữa tiệc, và vì vậy bạn cần làm trước ngày tiệc vài ngày, để đảm bảo bạn có được gốc chụp hình ưng ý nhất.

khu-vuc-chup-hinh-can-duoc-trang-tri-theo-chu-de-giang-sinh-da-lua-chon-tu-truocKhu vực chụp hình cần được trang trí theo chủ đề Giáng sinh đã lựa chọn từ trước – Ảnh: PITO.vn

  • Trang trí cho tiệc: nếu bạn không thuê đơn vị trang trí chuyên nghiệp, thì việc trang trí cũng cần làm trước tiệc vài hôm, để đảm bảo bạn có đủ thời gian và nhờ những đồng nghiệp khác cùng dành ra ít thời gian để làm.

dam-bao-cac-vat-dung-trang-tri-day-du-giup-buoi-tiec-dien-ra-suon-xeBữa tiệc cần được trang trí tỉ mỉ và bắt mắt giúp người tham dự trải nghiệm bầu không khí Giáng sinh – Ảnh: PITO.vn

  • Kiểm tra số lượng khách tham dự: quyết định số lượng tham dự cuối cùng để đảm bảo bạn có đủ không gian, quà tặng, thức ăn… cho mọi người. Sẽ là một trải nghiệm rất tệ khi người tham dự không được đón tiếp chu đáo, và cũng sẽ là một sự áy náy cho bạn, người phụ trách tổ chức trong suốt một thời gian dài sau đó. Đừng quên xác nhận số lượng khách mời cuối cùng nhé, nhất là khi bữa tiệc được mở rộng ra cho gia đình và đối tác bên ngoài.

24h ngày trước tiệc giáng sinh

  • Lắp dàn âm thanh & ánh sáng: các đơn vị cho thuê âm thanh ánh sáng sẽ lắp âm thanh trước cho bạn 1 ngày hoặc trong ngày. Chúng tôi khuyên bạn nên sẵn sàng mọi thứ từ đêm hôm trước của ngày tiệc, không nên lắp vào buổi sáng hay trước vài giờ, vì bạn sẽ khó trở tay nếu có những sự cố kỹ thuật.
  • Lắp đặt khu vực thức ăn: tương tự như âm thanh ánh sáng, khu vực thức ăn và những công cụ dụng cụ cần được lắp từ hôm trước, đến trước thời gian ăn tiệc thì chỉ trình bày thức ăn lên.

hoan-thien-khu-vuc-an-uong-nhanh-chong-de-khong-khien-nguoi-tham-du-phai-cho-doiHoàn thiện khu vực ăn uống nhanh chóng để không khiến người tham dự phải chờ – Ảnh: PITO.vn

  • Sắp xếp quà: Quà tặng được sắp xếp ở dưới cây thông (nếu có), trên sân khấu, hay cửa ra vào? Hãy sắp xếp chúng như một phần trang trí đẹp trong bữa tiệc, ai cũng thấy. Những món quà sẽ giúp kích thích niềm vui và sự hân hoan của ngày Noel của người tham dự. Ai mà không thích quà phải không?
  • Kiểm tra lần cuối các hạng mục: Trước khi tiệc diễn ra 5h-7h, bạn kiểm tra lại mọi thức, nhất những hạng mục lớn đã sẵn sàng hay chưa, phần nào thiếu, bạn vẫn còn thời gian để bổ sung.

Trên đây là những hướng dẫn cho bạn trong việc tổ chức tiệc giáng sinh tại văn phòng công ty. Chúng tôi đã tổng hợp những mục này thành một checklist, bạn có thể tải miễn phí tại đây.

Chúc bạn tổ chức một bữa tiệc Giáng Sinh tại công ty thật là thành công và tràn ngập niềm vui nhé.

Phạm Đông Huy

Huy là Founder và CEO của PITO. Với niềm đam mê về kinh doanh nhà hàng và công nghệ từ khi còn là một học sinh trung học. Trải qua một thời gian dài tích luỹ kinh nghiệm trong ngành ẩm thực và khởi nghiệp công nghệ, Huy tạo ra nền tảng PITO để được kết nối và cùng phát triển ngành catering cho doanh nghiệp.

{"email":"Email address invalid","url":"Website address invalid","required":"Required field missing"}

Bạn ơi, có thể bạn cũng sẽ muốn đọc:

>