April 28

0 comments

Hướng dẫn chi tiết tổ chức khai trương công ty chuẩn nhất

Khai trương là một trong những sự kiện quan trọng của công ty. Sự kiện này đánh dấu một sự khởi đầu mới, vì vậy mà quá trình tổ chức cũng phải đòi hỏi sự chỉn chu và kỹ lưỡng.

Trước khi tổ chức khai trương công ty cần chuẩn bị những gì?


Dưới đây là tổng hợp một số vấn đề cần chuẩn bị trước khi tổ chức lễ khai trương.

1. Mục đích của buổi khai trương

Để có được một buổi lễ khai trương thành công và ý nghĩa, doanh nghiệp cần xác định được mục đích tổ chức của buổi lễ. Một buổi lễ chủ yếu mang tính quảng bá, đem đến những thông điệp tốt đẹp đến khách hàng, đối tác về dịch vụ, sản phẩm cũng như hình ảnh của công ty. Với mỗi mục đích tổ chức khác nhau thì sự chuẩn bị sẽ khác nhau. 

2. Thời gian tổ chức khai trương

Đây là một ngày lễ trọng đại theo lịch phương Đông đặc biệt đối với những người đang kinh doanh. Việc khai trương thuận lợi sẽ tác động lớn đến việc kinh doanh sau này.
Do đó, cần xác định thời gian tổ chức hợp lý và điều quan trọng là phải tổ chức vào thời điểm có nhiều khách hàng tiềm năng, đối tác tham gia nhất, tránh tổ chức vào các khoảng thời gian như lễ, tết… khi đó khách hàng sẽ không chủ động được thời gian tham gia. 
Đối với những buổi khai trương chỉ có khách mời, bạn lưu ý tránh chọn những khung giờ buổi trưa vì điều kiện thời tiết cũng làm ảnh hưởng đến tâm trạng khách mời. Đa số các công ty đều chọn thời gian tổ chức khai trương vào buổi sáng để tạo không khí thoải mái.

3. Địa điểm tổ chức

Sau khi lựa chọn thời gian thì việc chọn địa điểm là vô cùng quan trọng. Địa điểm ảnh hưởng trực tiếp đến quy mô, chất lượng của sự kiện ngày hôm đó. 
Để có được địa điểm khai trương phù hợp cần phải tiến hành khảo sát, đo đạc để có được thông tin chính xác. Từ đó mới lên phương án tổ chức tránh những rủi ro không đáng có trong quá trình thực hiện.
[tu_countdown id=18488 design=64][/tu_countdown]

4. Chuẩn bị lễ cúng

Mâm cúng trong buổi khai trương có ý nghĩa cầu may, giúp công việc thuận buồm xuôi gió. Mỗi nơi sẽ có một ông thần thổ địa khác nhau, mỗi loại ngành nghề lại có một ông tổ nghề, việc cúng bái như để mong cầu các vị thần linh phù hộ, che chở và giúp cho công việc suôn sẻ.
Tiêu chuẩn chung của một mâm cúng sẽ bao gồm:

  • Mâm ngũ quả, chúng tôi khuyến khích các loại quả: Nải chuối xanh, quả bưởi, quả lê, quả dưa hấu, chùm nho.
  • Gà luộc, heo quay, xôi chè
  • Một bộ 3 chén nước
  • Lọ hoa cúng – Nên sử dụng hoa đồng tiền, hoa cát tường để tạo ý nghĩa may mắn.

5. Khách mời buổi khai trương là ai?

Khách mời mục tiêu ảnh hưởng lớn đến việc kinh doanh sau này của doanh nghiệp. Xác định khách hàng mục tiêu giúp doanh nghiệp, công ty có thể sắp xếp và có chương trình đón tiếp phù hợp. Một số vấn đề cần tìm hiểu bao gồm:

  • Khu vực khách VIP
  • Bố trí ghế ngồi đại biểu
  • Lời dẫn giới thiệu khách mời quan trọng
  • Chương trình, lễ tiệc đón tiếp dành cho khách mời…

Ở một số buổi khai trương có quá nhiều khách mời quan trọng mà doanh nghiệp không thể sắp xếp người đón tiếp khách mời được, có thể thuê các đơn vị tổ chức sự kiện bên ngoài để buổi lễ khai trương diễn ra nhanh chóng và chuyên nghiệp hơn. 

6. Dự trù kinh phí

Dự trù kinh phí tổ chức giúp cho doanh nghiệp xác định được các hạng mục tổ chức. Việc phát sinh thêm các hạng mục sẽ gây ảnh hưởng ít nhiều đến chi phí của buổi lễ và ảnh hưởng không ít đến sự thành công của buổi lễ. Ngoài ra, việc dự trù kinh phí sẽ giúp sự kiện trong tầm kiểm soát, tránh các rủi ro không đáng có.

7. Quản lý rủi ro

Dù sự kiện khai trương có lớn hay nhỏ thì đều có những rủi ro nhất định. Do đó, để có được phương án hiệu quả, tối ưu và ít rủi ro nhất thì kế hoạch tổ chức cần được thực hiện chi tiết, bài bản. Quá trình dự trù kinh phí cũng cần đội ngũ nhân sự có kinh nghiệm.

Những lưu ý riêng khi tổ chức tiệc khai trương văn phòng, công ty

1. Thiệp, email mời khách đến tham dự khai trương

Để đảm bảo và kiểm soát được số lượng khách đến dự tiệc, hãy viết những tấm thiệp mời có sức thuyết phục với những điều mới mẻ, độc đáo. Hãy cho họ thấy được họ sẽ có lợi ích gì khi tham dự buổi lễ khai trương, và đối với chúng ta, họ quan trọng đến mức nào
Đặc biệt là đối với các khách hàng, đối tác lớn và tiềm năng, vừa phải đưa họ những tấm thiệp mời vừa phải đến trực tiếp để gặp họ và nói chuyện. Trường hợp ở xa thì ít nhất cũng hãy gọi điện thoại và trao đổi trực tiếp với họ.

2. Chi phí ngân sách đưa ra

Hãy tính toán tối ưu những gì bạn sẵn sàng bỏ ra, và xem xét mục đích và độ quan trọng. Thông thường sẽ có các chi phí về:

  • Bàn ghế, các đồ vật trang trí
  • Đồ ăn, đồ uống
  • Sự kiện giải trí
  • Đồ vật cúng
  • Bảng hiệu, bộ nhận diện thương hiệu
  • Các phương thức truyền thông, quảng cáo, marketing

3. Chuẩn bị băng cắt khai trương

Lễ cắt băng khánh thành không chỉ là một nghi lễ mà nó còn mang ý nghĩa bắt buộc với bất kì doanh nghiệp, cửa hàng muốn thông báo hoạt động chính thức. Bởi chúng gắn với những giá trị văn hóa, nếp hoạt động của các doanh nghiệp vốn tồn tại từ trước. Do đó, cắt băng khai trương còn có ý nghĩa thông lệ đối với công ty khi chính thức hoạt động, bước vào thị trường.
Cắt băng khai trương đại diện cho sự suôn sẻ, thuận lợi trong ngày đầu hoạt động. Bởi lẽ theo quan niệm của người Việt, một chiếc băng khai trương màu đỏ là màu biểu tượng của sự may mắn và thành công.

4. Tiệc đãi khách


Hầu hết các buổi khai trương công ty đều được bố trí thêm bàn tiệc Tea Break, để khách mời có thể nhâm nhi, vừa tham dự buổi lễ.
Buổi tiệc khai trương là bước khởi đầu quan trọng, đây cũng là một lưu ý mang đến cho các khách mời những cái nhìn và ấn tượng tốt nhất. Vì thế mà bàn tiệc Tea Break mời khách không thể quá qua loa, điều này làm mất đi sự tôn trọng với khách mời và thiếu chuyên nghiệp.
Ở một số công ty có trụ sở trong các tòa nhà, đa số khách tham dự cũng chính là nhân viên công ty. Vì vậy mà các món ăn phục vụ bữa tiệc cũng được đầu tư hơn như tiệc Finger Food, Buffet… Vừa để là buổi tiệc giúp gắn kết nhân viên, đồng thời dễ dàng thúc đẩy tinh thần nhân viên trong tương lai.
Chưa hết, đây cũng là cơ hội để giúp doanh nghiệp, công ty được nhiều người biết đến hơn thông qua mạng xã hội.
Hàng loạt những bức ảnh check-in với những góc chụp, món ăn đẹp được đăng tải với những dòng chú thích thú vị sẽ giúp đem thương hiệu, tên tuổi đơn vị của bạn đi xa hơn, được nhiều người biết tới hơn qua các trang mạng xã hội như Facebook, Instagram, Twitter… 
Vì thế mà buổi tiệc khai trương doanh nghiệp, công ty không chỉ cần những món ăn ngon, trình bày đẹp mắt mà còn phải đầu tư decor thật chỉn chu. Ở mỗi buổi tiệc, PITO.vn còn có thêm các dịch vụ trang trí theo chủ đề đi kèm tùy theo các loại tiệc khác nhau như: khai trương, sinh nhật, 8/3, workshop
Không đòi hỏi bạn phải trang hoàng quá lộng lẫy cho buổi tiệc khai trương, nhưng hãy chú ý các tiểu tiết, nên có thêm hoa tươi, đèn, băng rôn… để trang trí. Lựa chọn màu sắc tươi tắn, mang sẽ lại cảm giác thoải mái hơn cho khách tham dự.
Ngoài ra cần sắp xếp bàn ghế tốt nhất để tận dụng được không gian, giúp khách tham dự có thể di chuyển dễ dàng hơn trong bữa tiệc.
Trên đây là hướng dẫn chi tiết tổ chức khai trương công ty. Mong rằng với bài viết này sẽ giúp bạn hình dung rõ hơn những việc cần chuẩn bị khi tổ chức khai trương công ty.

Bài viết liên quan

May 5, 2021

Hướng dẫn chi tiết khai trương cửa hàng đúng chuẩn nhất

May 1, 2021

Hạn chế tiếp xúc, ăn uống văn phòng mùa dịch có gì đặc biệt?

April 29, 2021

Hướng dẫn cúng khai trương chuẩn nhất cho doanh nghiệp, cửa hàng

December 31, 2020

Chào năm mới 2021, PITO cảm ơn bạn vì đã đồng hành
>
error: Alert: Content is protected !!