Blog, Hướng Dẫn, Tổ Chức Tiệc

Các bước tổ chức tiệc tất niên cho công ty, hướng dẫn từ A đến Z

Tiệc Tất Niên là một trong những buổi tiệc quan trọng trong văn hóa doanh nghiệp vào dịp cuối năm. Đây còn là dịp để tri ân những cố gắng, nỗ lực của toàn thể nhân viên trong suốt một năm qua.

Không đơn thuần là buổi tiệc kết thúc một năm, thông qua buổi tiệc này doanh nghiệp có thể tổng kết lại chặng đường trong năm qua và đề ra những hướng đi mới cho năm tới. Với những ý nghĩa to lớn của buổi tiệc, việc tổ chức tiệc cũng phải thật chu đáo và không thể sơ sài.

Trước khi bắt đầu tổ chức tiệc, doanh nghiệp cần phải lên kế hoạch trước ít nhất 3 tuần, để bữa tiệc Tất Niên diễn ra suôn sẻ hơn. Đặc biệt, phải xác định rõ các vấn đề theo trình tự như sau:

1. Ý tưởng tổ chức tiệc tất niên

Mỗi năm, công ty có rất nhiều sự kiện khác nhau, nếu như buổi tiệc tất niên cũng không có gì mới mẻ sẽ chẳng thể nào thu hút được các thành viên trong công ty. Chính vì vậy, doanh nghiệp cần có những ý tưởng tổ chức tiệc tất niên thật độc đáo để gây ấn tượng với toàn thể nhân viên và khách mời tham dự.

Ảnh: PITO

Có rất nhiều ý tưởng để buổi tiệc tất niên trở nên đặc biệt hơn:

  • Tiệc tất niên tri ân các thành viên trong công ty
  • Tiệc tất niên kết hợp hội nghị khách hàng
  • Ý tưởng tiệc tất niên kết hợp teambuilding, du lịch để vui chơi, giải trí
  • Tiệc tất niên tổng kết cuối năm, liên hoan cuối năm
  • Tiệc tất niên kết hợp Gala Dinner…

3 lưu ý quan trọng không nên bỏ qua khi lên ý tưởng tiệc:

  • Mang tính sự kiện
  • Mang tính cộng đồng (liên quan đến khách hàng)
  • Gắn liền với doanh nghiệp

Ví dụ chủ đề tiệc: Hành trình khép lại một năm của X; Cùng X trao nhau nụ cười; Rộn ràng mừng xuân cùng X…

Ảnh: S.T

Cuối năm, cũng là mùa tiệc tùng và lễ hội, vì thế mà những ý tưởng tiệc tất niên thường trùng lặp và không có nhiều sự sáng tạo. Điều này làm cho buổi tiệc dễ bị lu mờ và không để lại nhiều ấn tượng với khách tham dự.

Một số ý tưởng tổ chức tiệc tất niên cuối năm, doanh nghiệp có thể áp dụng như sau:

  • Đêm Casino : Không gian tiệc được trang trí như một sàn Casino với bàn chơi poker, người phục vụ mặc như một người chia bài, màu chủ đạo là đỏ và đen.
  • Lễ trao giải Oscar: Với chủ đề này, những vị khách sẽ tham dự những bộ cánh tuyệt đẹp đi trên thảm đỏ và được trao giải trên sân khấu
  • Bữa tiệc hóa trang: Người tham dự đeo những chiếc mặt nạ đẹp đẽ cùng những bộ hóa trang dạ tiệc sặc sỡ như một bữa tiệc hóa trang điển hình của phương Tây.  
  • Gala Trắng Đen: Chủ đề được tạo cảm hứng bởi một xu hướng vào những năm 60 của thế kỷ 20. Người tham dự chỉ mặc trang phục đen hoặc trắng, đây cũng là dresscode của buổi tiệc.
  • Tiệc tất niên gần gũi với thiên nhiên: Bữa tiệc với những menu món đặc sản tươi ngon nhất được sắp xếp tại một không khí gần gũi với thiên nhiên.

2. Liệt kê danh sách số lượng khách tham dự tiệc tất niên

Ảnh: PITO

Số lượng khách tham dự ảnh hưởng trực tiếp đến: địa điểm, không gian tổ chức, bàn tiệc, quà tặng (nếu có)… Nếu không lên danh sách khách tham dự thì rất dễ dẫn đến quá tải cho buổi lễ, doanh nghiệp sẽ mất kiểm soát chương trình hoặc nghiêm trọng hơn là thiếu hụt ngân sách đã hoạch định cho buổi tiệc.

Cũng chính vì thế mà các doanh nghiệp dù lớn hay nhỏ cũng đều cần cho nhân viên đăng ký tham gia từ trước. Khi diễn ra chương trình, chỉ những khách có thư mời tham dự hoặc có tên trong danh sách đã đăng ký với ban tổ chức mới được vào buổi tiệc.

Doanh nghiệp có thể tham chiếu quy trình lập danh sách sau:

  • Bước 1: Thống nhất về số lượng và cơ cấu khách mời.
  • Bước 2: Lập các loại danh sách khách mời.

Tương ứng như cách phân loại khách mời, cần phải lập các loại danh sách khách mời như:

  • Danh sách khách VIP.
  • Danh sách khách mời chính thức: là những khách mời mà doanh nghiệp muốn và ưu tiên cho sự có mặt của họ trong sự kiện (Nhân viên, khách hàng, đối tác…)
  • Danh sách khách mời dự bị.
  • Danh sách khách mời là cơ quan truyền thông.

Việc lên danh sách khách mời cũng cần được chia ra theo từng phân khúc, đối tượng khách mời. Để có thể sắp xếp vị trí, khu vực bàn tiệc. Điều này cũng dễ dàng cho việc thiết kế thư mời tiệc tất niên và gửi thư mời. Thư mời nên được gửi từ sớm, cách ngày tổ chức ít nhất 1 tuần để khách mời có thể sắp xếp tham dự.

Ảnh: S.T

Trong danh sách khách mời khi mới lập ra thường chỉ cần các thông tin cơ bản như:

  • Họ tên của khách mời.
  • Chức danh/ đơn vị công tác.
  • Địa chỉ.
  • Số điện thoại (Email, fax, website,…).
  • Những điểm cần chú ý…

3. Tìm kiếm không gian, xác định thời gian tổ chức tiệc tất niên

Doanh nghiệp khi lựa chọn không gian, địa điểm tổ chức tiệc tất niên cần lưu ý đến việc đặt sớm trước 1 – 2 tháng để tránh tình trạng không tìm được địa điểm tổ chức. Vì đây là thời điểm có rất nhiều đơn vị, doanh nghiệp khác cũng tổ chức tiệc cuối năm hay sự kiện đặc biệt.

Ảnh: S.T

Tiệc tổ chức tại không gian trong nhà có thể tham khảo các địa điểm:

  • Trung tâm hội nghị
  • Khách sạn có sảnh tiệc đủ rộng
  • Sảnh công ty 
  • Nhà hàng sân vườn
  • Bar
  • Beer – Club…

Tiệc tổ chức tại không gian ngoài trời có thể tham khảo các địa điểm:

  • Khu du lịch sinh thái
  • Sân vườn chuyên tổ chức sự kiện
  • Bãi biển…

Một số lưu ý quan trọng nên cân nhắc khi lựa chọn địa điểm tổ chức tất niên:

  • Địa điểm dễ tìm, không cách xa trung tâm thành phố
  • Bố cục, không gian phù hợp với các hoạt động đã lên kế hoạch
  • Khu vực sân khấu rộng rãi và an toàn
  • Là không gian đủ lớn cho số lượng khách
  • Có bãi đổ xe rộng rãi

Thời gian tổ chức tiệc tất niên thường là vào ngày cuối cùng làm việc của công ty. Doanh nghiệp cần lưu ý một số nhân viên sẽ về quê để đón tết. Vì thế thời điểm tổ chức nên trước tết ta khoảng 2 – 3 tuần lễ. Khoảng thời gian diễn ra sự kiện kéo dài vào tầm 120 phút là vừa, vào lúc 18h – 20h.

4. Concept, mood & theme cho buổi tiệc tất niên

Ảnh: PITO

Concept chương trình bao gồm:

  • Màu sắc: Tuỳ vào ý tưởng chủ đề của buổi lễ mà có màu sắc tương ứng. Thông thường sẽ là màu đỏ tượng trưng cho ngày tết. Hoặc màu đen tạo sự sang trọng, lung linh dạ tiệc.
  • Dress code: Màu sắc trang phục khách mời có thể được quy định theo chủ đề của sự kiện. Ví dụ như màu đen cho dạ tiệc; màu đỏ, đen cho vũ hội hoàng gia; hoặc cũng có thể là tiệc cosplay theo phong cách của doanh nghiệp…
  • Sân khấu: Có thể trang trí như một chiếc xe buýt, một con tàu… Để nói đến một hành trình của doanh nghiệp.
  • Ánh đèn: Ánh sáng trắng và vàng để tạo sự ấm cúng, thân mật.
  • Âm nhạc: Nhạc nhẹ nhàng, du dương như dạ tiệc. Hoặc sôi động như lễ hội liveshow âm nhạc…

5. Chuẩn bị các tiết mục, hoạt động cho chương trình

Tiết mục chương trình Year End Party sẽ bao gồm cả phần văn nghệ và phần tiệc.

Phần văn nghệ tất niên

Ảnh: PITO

Phần văn nghệ có thể lựa chọn các tiết mục như sau:

  • Tiết mục ca múa nhạc, xiếc, kịch… từ nhân viên công ty hoặc nghệ sĩ khách mời.
  • Tiết mục trò chơi đồng đội cho khách mời.
  • Lưu ý tiết mục “key moment” có thể gây ấn tượng nhất
  • Tiết mục khen thưởng trao quà tri ân, vinh danh các nhân viên đã có thành tích xuất sắc, vượt bậc…
  • Chương trình bốc thăm trúng thưởng.
  • Video trình chiếu ngắn gọn quá trình của doanh nghiệp (hình thành, thành tựu)
  • Nếu chương trình có các tiết mục văn nghệ do ca sĩ, nghệ sĩ trình diễn; thì cần liên hệ từ trước 1 đến 2 tháng tuỳ vào mức độ nổi tiếng của họ. Để có thể thương lượng giá cả với họ.

Top 10 trò chơi khuấy động tiệc tất niên 2020

Phần tiệc tất niên

Ảnh: S.T

Phần tiệc có thể là theo bàn và mặc định số lượng món ăn, hoặc tiệc buffet. Nhưng cũng phải đầy đủ các món:

  • Món khai vị: Gồm 1- 2 món. Nên có gỏi rau hoặc soup để tạo cảm giác thèm ăn hơn.
  • Món sau khai vị: Từ 1 – 2 món: Gồm những món chiên, xào, hấp: chả giò chiên, tôm hấp…
  • Món chính: Giàu đạm, tinh bột như cơm chiên, lẩu, gà bó xôi…
  • Món tráng miệng: Có thể là những món thanh nhiệt như trái cây, chè hạt sen, chè khúc bạch, rau câu…
  • Nước uống: Nước suối, nước ngọt, bia, rượu vang…

Gợi ý 30 thực đơn tiệc tất niên từ cơ bản đến cao cấp không nên bỏ qua 

6. Lên kịch bản tổ chức chương trình tất niên cuối năm

Kịch bản tiệc tất niên cuối năm bao gồm 2 loại kịch bản là: Kịch bản tổng quát và kịch bản chi tiết.

  • Kịch bản tổng quát: Là để bao quát hết toàn bộ các công việc chung của buổi tiệc. Kịch bản này dùng cho phía nhân sự của công ty để họ tiện quản lý lịch trình chung; hoặc các bên cung cấp âm thanh ánh sáng, màn hình máy chiếu nắm bắt nội dung và điều khiển thiết bị cho phù hợp.
  • Kịch bản chi tiết: Còn gọi là kịch bản MC tiệc tất niên. Trong đó có kèm lời dẫn MC và phần phân công công việc cho đội ngũ tổ chức sự kiện.

Kịch bản sẽ bao gồm các đề mục theo hàng ngang như sau:

  • Số thứ tự: Cho người xem biết được rằng có bao nhiêu tiết mục, tiết mục đang trình diễn là thứ mấy…
  • Thời gian: Từ mấy giờ đến mấy giờ
  • Tên tiết mục: Đây là bước phân loại từng tiết mục, để dễ dàng hơn cho việc chạy chương trình. Tránh sự nhầm lẫn các tiết mục với nhau.
  • Nội dung: Phần nội dung là phần lời nói MC còn được gọi là “MC script”. Trong phần này sẽ liệt kê ra những ý chính mà MC sẽ phải trình bày.
  • Người thực hiện: Tên người thể hiện sẽ giúp MC biết được ai sẽ đảm nhiệm tiết mục này. Để có thể giới thiệu và mời đúng người đó.
  • Thời lượng: Việc phân bổ thời lượng sẽ kiểm soát và tiết kiệm được thời gian sự kiện.
  • Ghi chú: Ở phần này thông thường sẽ là những ghi chú chuẩn bị đạo cụ, âm thanh, ánh sáng, kỹ thuật hoặc nhân sự cho các tiết mục.

Mẫu kịch bản MC chi tiết cho tiệc tất niên 2020 

Mẫu kịch bản chương trình cho tiệc tất niên 2020

7. Tìm nhân sự và thiết bị sự kiện

Ảnh: PITO
  • Nhân sự bao gồm: Quản lý sự kiện, MC cho chương trình; Lễ tân đón khách; Ekip hỗ trợ chạy chương trình; Nhân sự hỗ trợ an ninh; Camera man…
  • Thiết bị sự kiện bao gồm: Thiết bị ghi hình; Thiết bị âm thanh, ánh sáng (outdoor); Sân khấu; Màn hình LED; Backdrop; Gallery; Kỹ xảo khói, pháo, kim tuyến; Trang phục; Đạo cụ cho các tiết mục…

8. Hoạch định ngân sách tổ chức tiệc tất niên

Ảnh: PITO

Khi lên ngân sách, doanh nghiệp cần hoạch định các yếu tố cần phải chi. Cụ thể bao gồm:

  • Địa điểm (thuê địa điểm, đồ dùng tại địa điểm…)
  • Đồ ăn thức uống
  • Trang trí (hoa, bóng bay, cổng chào…)
  • Âm thanh ánh sáng (loa, đèn, nhạc, màn hình…)
  • Văn nghệ (ca hát, nhảy múa, kịch cọt, thuê ca sĩ…)
  • Set up (sân khấu, bàn ghế… nếu không có trong phí thuê địa điểm)
  • Thiết kế, in ấn (banner, backdrop, thiệp mời, menu, brochure, place card…)
  • Photo, camera
  • Nhân sự (nhân công setup, dàn dựng, ca sĩ, PG, tiếp tân, đồng phục…)
  • Game, quà tặng
  • Đi lại, vận chuyển
  • Giao tiếp (nếu có liên quan nhiều đến gọi điện thoại, gửi thiệp mời)
  • Bảo hiểm, bảo vệ (nếu có)
  • Chi phí dự phòng, chi phí phát sinh

9. Tiến hành tổ chức tiệc tất niên

Ảnh: PITO

Dựng khung chương trình

Trước khi đi vào sự kiện, cần đảm bảo các hạng mục sau:

  • Cánh gà 2 bên, standby room, artist room, dancer room, model room, VIP room (nếu có), lối vào và phân khu cho nhân viên kỹ thuật, đạo cụ, phụ việc, chỗ cho MC
  • Bố trí khu vực chỗ ngồi: Chỗ ngồi cho khách VIP, ban đại biểu, khách tham dự
  • Dựng sân khấu, thiết kế sân khấu, lắp đặt loa, đèn, màn hình LED
  • Dựng backdrop, treo bandroll, photo booth, gallery…
  • Tổng duyệt chương trình trước khi tiến hành sự kiện
  • Chạy thử chương trình, test âm thanh, micro, ánh sáng, kỹ thuật, độ an toàn…
  • Duyệt lại chương trình lần nữa với các khách mời như celeb, nhóm kịch, xiếc (nếu có)
  • Đảm bảo nhân sự cho chương trình
  • Chuẩn bị kịch bản đường dây, kịch bản MC, kịch bản kỹ thuật đầy đủ
  • Phân chia nhân sự đón khách

Chia thành 3 nhóm nhân sự:

  • Nhóm nhân sự chỉ dẫn khách đến bãi đổ xe
  • Nhóm lễ tân đón khách từ cổng vào
  • Nhóm lễ tân hướng dẫn khách vào chỗ ngồi

Tiến hành chạy chương trình

  • Giám sát, điều phối chương trình
  • Đảm bảo các khâu sự kiện diễn ra đúng tiến độ
  • Đề phòng rủi ro, sự cố bất ngờ

Kết thúc buổi lễ

  • Chụp ảnh kỷ niệm
  • Trao quà lưu niệm
  • Tiễn khách

———————–

Trên đây là 9 bước để tạo nên một buổi tiệc tất niên hoàn hảo và đáng nhớ cho doanh nghiệp. PITO mong rằng bài viết này sẽ giúp bạn dễ dàng chuẩn bị buổi tiệc Tất Niên thật chu đáo cho công ty.

>
Secured By miniOrange